Jobstudent administratie en documentbeheer kinderopvang
Wat houdt je functie in?
Als jobstudent verleen je administratieve en organisatorische ondersteuning binnen ons departement Kinderopvang, met specifieke focus op archivering en documentbeheer. Je concrete takenpakket wordt aangepast in functie van de noden van de dienst op het moment van je tewerkstelling.
- Uitwerken van een procedure ivm informatiebeheer (archivering / audiovisueel beleid / verwerkingsregister GDPR)
- Verwerking fysiek archief:
- Vernietiging staand archief volgens de wettelijke bewaartermijnen
- Verhuizen, uitpakken en ordenen
- Selectie van te bewaren archiefdocumenten, volgens vastgelegde criteria
- Ontbrekende selectiecriteria melden en in samenspraak aanvullen
- Verwerking digitaal archief
- Verwerkingsregister GDPR bundelen voor alle diensten kinderopvang
- Algemene administratieve en organisatorische taken
- Intakemapjes voor kinderen voorbereiden
- Kopiëren, scannen, printen
- Logistieke taken ter voorbereiding van verhuis (bv materiaal inpakken, materiaal sorteren en inventariseren, …).
Vanzelfsprekend krijg je de nodige opleiding en begeleiding om deze taken uit te voeren.
Welk profiel zoeken we?
- Je volgt een bachelor- of masteropleiding en bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs.
- Je hebt een goede kennis van het Nederlands, geschreven en gesproken.
- Je bent minstens 20 werkdagen beschikbaar over de zomermaanden (juli, augustus, september). Dit kan flexibel ingevuld worden in overleg.
- Het spreekt je aan om het organisatorisch team van de kinderopvang te ondersteunen en met archivering en documentbeheer aan de slag te gaan.
- Je werkt nauwkeurig en zelfstandig.
- Je durft initiatief nemen.
- Je voert graag administratieve taken uit.
- Je communiceert goed over de voortgang van je takenpakket en durft vragen te stellen aan collega’s en leidinggevende.
- Je bent computervaardig (MS Office).
- Je kan je zelfstandig verplaatsen binnen Leuven en deelgemeenten.
Wat bieden we je aan?
- Een boeiende gevarieerde job in een maatschappelijk relevante sector.
- Contract onder statuut jobstudent.
- Je werkt minstends 20 werkdagen in de zomermaanden.
- Vergoeding volgens wettelijke barema’s: €16,33.
- Vergoeding van abonnement openbaar vervoer of fietsvergoeding.
- Tewerkstellingsplaats: Je zal tewerkgesteld worden op verschillende sites van Zorg Leuven.
Hoe solliciteren?
Mail naar jobstudenten.kinderopvang@zorgleuven.be en bezorg ons je:
- CV
- Motivatiebrief, noteer hierin zeker je precieze beschikbaarheid
- Een bewijs van de school dat je voltijds student bent binnen het gevraagde opleidingsniveau (bv: inschrijvingsbewijs).
- Een attest student@work met daarop het aantal dagen dat je nog mag werken als jobstudent: https://www.mysocialsecurity.be/student/nl/index.html
Indien je aan bovenstaande voorwaarden voldoet, zal je uitgenodigd worden voor een selectiegesprek. Tijdens dit gesprek wordt gepeild naar jouw motivatie en word je gescreend op een aantal competenties.
Word je geselecteerd voor deze job, dan bezorg je ons ook een recent blanco uittreksel uit het strafregister model 2 (contact met minderjarigen).